Rechtmatigheid
In deze jaarrekening heeft het college een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. Deze paragraaf
geeft de toelichting daarop. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria:
- Het begrotingscriterium
- Het voorwaardencriterium
- Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Het boekjaar 2025 is het derde jaar dat door het college een rechtmatigheidsverantwoording is
opgesteld. Ten opzichte van het eerste jaar, 2023, is de “kadernota Rechtmatigheid” aangescherpt,
met name op het gebied van begrotingsrechtmatigheid. Ter onderbouwing van de
rechtmatigheidsverantwoording is net als voorgaand jaar een verbijzonderde interne controle uitgevoerd. De komende jaren verbeteren wij deze controles. Tegelijkertijd streven wij ernaar het aantal
onrechtmatigheden terug te brengen. Voor concrete acties verwijzen wij naar het verbeterplan Control uit 2024.
In de rechtmatigheidsverantwoording heeft u kunnen opmaken dat het totaal aan geconstateerde financiële onrechtmatigheden € 1.759.084 bedraagt. Hiermee wordt de door uw raad vastgestelde tolerantiegrens van 2% (€ 1.390.360) in eerste instantie overschreden. Een bedrag van € 929.243 aan begrotingsonrechtmatigheden past echter binnen het vooraf vastgestelde beleid en is daarmee vooraf als acceptabel geduid. Na aftrek van dit bedrag resteert een niet-rechtmatigheid van €829.841, waarmee het definitieve niet-acceptabele bedrag onder de door de raad vastgestelde grens van 2% blijft.
Conform afspraken lichten wij dat toe in deze paragraaf, door u een overzicht te geven van de afwijkingen boven de € 150.000 en de overschrijding op de investeringsbudgetten.
Overzicht van alle onrechtmatigheden boven de € 150.000
Proces | Onderwerp | Bedrag | Reden |
|---|---|---|---|
Begrotingscriterium | Programma's | 716.000 | Binnen de reguliere programma's zijn afwijkingen geconstateerd ten opzichte van de laatste gewijzigde begroting. De grootste afwijking van €597.000 betreft de Appa (wethouderspensioenen). Dit bedrag kon niet meer tijdig aan de raad worden voorgelegd in 2025 en is door alsnog te verwerken in de jaarrekening als acceptabel aangemerkt. Het resterende deel van € 119.000 betreft een niet-acceptabele overschrijding. |
Begrotingscriterium | Investeringen (kredieten) | 332.243 | Bij de uitvoering van een aantal lopende kapitaaluitgaven (zoals maatschappelijk vastgoed en infrastructuur) zijn de door de raad beschikbaar gestelde budgetten overschreden. Door gestegen materiaalkosten en uitloop van projecten zijn de kredieten overschreden zonder dat hier tijdig een voorafgaande begrotingswijziging voor is ingediend. Dit gehele bedrag is binnen het bestaande beleid als acceptabel aangemerkt. |
Voorwaardencriterium: Aanbestedingen | Onderhoud/herstel | 558.421 | Bij een omvangrijk contract voor onderhoudswerkzaamheden is gedurende het jaar meer uitgegeven dan de oorspronkelijk afgesproken contractwaarde. Omdat deze extra uitgaven de wettelijk toegestane marges voor contractwijzigingen overschrijden, had er een nieuwe aanbesteding moeten plaatsvinden. De uitgaven boven de contractgrens worden daarom als onrechtmatig gerapporteerd. |
Voorwaardencriterium: Aanbestedingen | Onderhoud/herstel | 152.420 | Dit betreft uitgaven voor spoedreparaties en ad-hoc onderhoud in het gemeentehuis. Deze opdrachten zijn geplaatst bij een leverancier wiens contract in het voorgaande jaar al was verlopen en destijds onrechtmatig was verklaard. Omdat er voor 2025 geen nieuwe overeenkomst via een aanbesteding is afgesloten, ontbreekt de formele rechtsgrondslag voor deze betalingen. |
Maatregelen ten behoeve van de financiële onrechtmatigheden (en getrouwheid)
Om bovenstaande overschrijdingen en aanbestedingsfouten in de toekomst structureel te voorkomen wordt verwezen naar de aanbevelingen en acties in het Verbeterplan Control 2024. Daarin zijn onder andere de volgende concrete maatregelen opgenomen:
Er wordt ingezet op versterking van inkoop en contractering. In 2026 wordt door experts een analyse gemaakt van het gehele inkoopproces en contractering. Hieruit moeten concrete aanbevelingen komen over hoe wij de contractering naar een hogere kwaliteit kunnen brengen en contractbeheer en -management kunnen vormgeven.
De tweede lijn zal nadrukkelijker het gesprek aangaan met de eerste lijn daar waar over- en onderschrijdingen dreigen. Bij de 2e Berap zal ook meer aandacht worden besteed aan onderuitputting en aan budgetoverhevelingen.
Per 1 januari 2026 is ook het nieuwe financieel systeem live gegaan. Afgesproken is dat bij alle inkopen boven de €50.000 een inkoopstrategie wordt toegevoegd, dat bij het 4 ogen principe systematisch is ingericht, dat er vanaf bedragen van €5.000 gewerkt gaat worden met verplichtingen en dat bij het betalen van de factuur de prestatie en prijs wordt onderbouwd. Deels is dit systematisch ingericht, deels vraagt dit ook discipline van management en medewerkers.
Daarnaast is er ook een procesmanager gestart die alle processen gaat beschrijven.
Toelichting niet-financiële onrechtmatigheden
Naast de financiële afwijkingen zijn er in de bedrijfsvoering procesmatige onvolkomenheden geconstateerd die geen directe financiële impact hebben, maar formeel wel als onrechtmatig gelden:
Naleving termijnen Subsidieverordening: Bij de definitieve vaststelling van een aantal gemeentelijke subsidies is de formele beslistermijn uit de Algemene Subsidieverordening (ASV) overschreden. Hoewel de subsidies inhoudelijk correct zijn toegekend, is het proces hiermee formeel onrechtmatig verlopen. De verbeteringen worden meegenomen bij het beschrijven en verbeteren van de processen.
Dossiervorming Inkoopdossiers: Bij een controle van de inkoop- en aanbestedingsdossiers is gebleken dat de administratieve dossiervorming op punten onvolledig was. Essentiële stukken, zoals getekende overeenkomsten, definitieve gunningsbrieven en integriteitsverklaringen, waren niet altijd centraal gearchiveerd. Hierdoor kon de rechtmatigheid van de totstandkoming van dossiers niet direct sluitend worden aangetoond. De verbeteringen worden betrokken bij het eerder genoemde onderzoek naar inkoop en contractering.